Immer Busy? 5 Tipps für einen organisierten Arbeitstag

Morgens am Arbeitsplatz sieht ungefähr so aus; das Team begrüßen, ein schneller Catch-Up was jeder so am Wochenende gemacht hat, bevor man voller Müdigkeit in die Küche schlendert und sich der heißen Kaffee-Lava hingibt. Danach heißt es Work Baby. Wie wir allerdings wissen, kann das oft ein paar Stunden dauern, bis man etwas zustande bringt. Wer oder was ist daran Schuld? Vielleicht der Arbeitskollege, der neben dir sich über sein crazy Weekend auslässt, vielleicht aber auch du selbst. Wenn wir etwas gut können, dann ist es Dinge bis auf den letzten Drücker aufzuschieben. Jetzt hast du die Qual der Wahl: dich der Ablenkung hingeben oder das maximale an Produktivität herausholen. Hier sind unsere persönlichen Favoriten, wie du deinen busy Arbeitstag so produktiv und organisiert wie möglich gestalten kannst.

• 1 30 Min Planung jeden Morgen

  Eine halbe Stunde reicht oft vollkommen aus, um einen ganzen Tag vorauszuplanen. Blocke 30 Minuten jeden Morgen in deinem Kalender und du wirst erstaunt sein, wie organisiert du in den Tag startest. Check deine Mails und schau ob was Wichtiges dabei ist. Danach schnappe dir dein Notizbuch oder unser Favorit online Any.do und schreibe deine einzelnen Aufgaben nieder.
• 2 Big Rocks first!

  Falls du noch nie was von der Stein-Theory von Stephen Covey gehört hast, dann wirds allerhöchste Zeit. Stephen Covey war bekannt für seine effektiven Tipps rund um Zeit- und Stress-Management und unter anderem auch für seine Demonstration Big Rocks First. Hierbei zeigte er Zuschauern ein leeres Glas und füllte es mit großen Steinen. Danach fragte er, ob dieses Glas voll sei. Natürlich stimmten alle zu. Er nahm eine Schachtel mit Kieselsteinen aus seiner Tasche und schüttete diese in das Glas. Natürlich rollten diese in die Zwischenräume der großen Steine. Das Ganze wiederholte er, bis er bei Sand angekommen war und dieser die restlichen Zwischenräume ausgefüllt hat. Die Moral? Jeder dieser Steine hat je nach Größe mehr oder weniger Bedeutung. Ganz klar, kommen die großen Steine zuerst und symbolisieren oft deine Familie und deine Gesundheit oder sogar die Hauptpriorität deines Jobs. Wenn du allerdings den Sand zuerst in das Glas füllst, bleibt kein Raum mehr für die Kieselsteine und die großen Steine. So ist es tatsächlich auch im echten Leben. Wenn du all deine Energie für die kleinen Dinge im Leben verschwendest, hast du keine Zeit mehr für die wichtigen Dinge. Unterm Strich: plane deinen Tag so, dass deine großen Rocks an erster Stelle stehen, alles andere folgt danach.
• 3 Nichts muss perfekt sein

  Wer gerne pünktlich auf die Minute im Meeting erscheint und zu Perfektion neigt, kennt bestimmt das Problem von Multitasking und das Bedürfnis alles 200% perfekt zu machen. Viele neigen oft dazu eine Aufgabe solange zu machen, bis sie top ist. Dabei kann sehr viel Zeit verloren gehen und außerdem kann es bei einem 9 Stunden-Tag auf Dauer echt nervenaufreibend sein. Die Devise? Manchmal ist auch gut, good enough. Hebe dir deine 200% Leistung für die wichtigen Momente auf, wie z.B. große Meetings und Präsentationen sowie Tasks wo es darauf ankommt das Beste von dir zu zeigen. Der Trick liegt darin sich die Energie aufzusparen und richtig einzuteilen. Außerdem bildest du dir ein wenig Raum zwischen Arbeit und dir selbst und nimmst dir Dinge weniger zu Herzen wenn sie schief gehen.
• 4 Prokrastination

  Bestimmt hattest du mindestens einen Moment am Tag, wo du in Gedanken versunken warst oder sogar des Öfteren dich in der Küche aufgefunden hast (Ich, hier!). Jap, wir gestehen es ist nicht wirklich einfach diese Situationen zu vermeiden (vor allem wenn der Arbeitstag lang ist). Solche Tage sind allerdings völlig normal und das man sie ab und an erlebt ebenfalls. Kleiner Tipp: Beobachte für ein paar Tage wann du deinen ‘Mood-Dip’ erlebst und mache dir Notizen. Wir zum Beispiel im Treatwell Office, tendieren nachmittags, so um 15 Uhr, zu tiefs und hier planen wir uns eine extra Stunde im Kalender ein. Was das bringt? Es poppt auf unseren Bildschirmen auf (dadurch sind wir schon ein wenig gestresst) und danach heißt es aufstehen; Arbeitsplatz wechseln oder sogar Aufstehen und einmal um den Block gehen, alles hilft. Danach sind wir wieder voller Energie und bereit durch die restlichen Stunden zu powern!
• 5 Wenn alles wichtig ist...

  Bestimmt hast du schon mehrmals diesen Satz am Tag gehört: “Das ist super wichtig und ich brauche es bis Ende des Tages.” Deine Reaktion? Panik, denn es schmeißt deinen organisierten Arbeitstag komplett über den Haufen. Unser Tipp: Erstmal durchatmen und fragen, fragen, fragen. Warum ist es so wichtig? Was ist die Aufgabe? Etc. Gegen Ende des Gesprächs teile der Person einfach mit, dass du zuerst mit deinem eigenen Plan gegenchecken musst und du Bescheid geben wirst. So gewinnst du ein wenig extra Zeit und musst keine spontanen Entscheidungen treffen. Und nicht vergessen: Wenn alles Priorität hätte würde das Wort 'Priorität' an Bedeutung verlieren.

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