Die Vorweihnachtszeit füllt den Kalender eines Salons schneller als jede andere Phase des Jahres. Und das meiste, was darüber entscheidet, wie sie läuft, steht schon fest, bevor die erste Buchung für eine Weihnachtsfeier eingeht.
Im Weihnachtstrubel bleibt keine Zeit für Entscheidungen. Spätestens Mitte Dezember stehen deine Preise, deine Regeln für Vorauszahlungen, der Dienstplan, dein Farbvorrat und die Folgetermine für Januar praktisch fest, und wer dann noch etwas ändert, muss ein unangenehmes Gespräch mit der Kundschaft oder dem Team führen. Leg alles jetzt fest, solange es ruhig ist, dann läuft der Dezember von allein.
Fang jetzt an, solange im Kalender noch Luft ist
Sechs Wochen vor deinen stärksten Wochen ist der letzte entspannte Zeitpunkt, um Preise anzupassen, den Dienstplan abzustimmen und eine Warenlieferung zu erhalten, bevor die Nachfrage anzieht. Liegen diese Wochen im Dezember, ist dieser Zeitpunkt Anfang November. Die Weihnachtsbuchungen des Vorjahres geben dir dabei immer noch eine gute Orientierung.
Kläre zuerst die Regeln (Preise, Vorauszahlungen, Schließtage), dann das Team (Urlaubswünsche und Dienstplan), dann den Warenbestand, und sag deiner Kundschaft erst ganz am Ende, dass die Termine für die Feiertage buchbar sind. Wer Termine ankündigt, bevor der Dienstplan steht, nimmt Buchungen an, für die am Ende vielleicht die Hände fehlen.
Die Berichte in Treatwell Connect aus der letzten Saison zeigen dir, was gebucht wurde und woher deine Neukundschaft kam. So siehst du, welche Behandlungen die Weihnachtswochen getragen haben und welche kaum gefragt waren. Nutze sie als Orientierung für den Verlauf der Saison, nicht als Prognose bis zur letzten Buchung.
Leg Preise und Weihnachtsbehandlungen fest, bevor die Weihnachtsbuchungen starten
Ein Preis, der vor Beginn der Weihnachtsbuchungen feststeht, ist der Preis, den jede Kundin und jeder Kunde von Anfang an sieht. Änderst du ihn mittendrin, zahlen zwei Personen in derselben Woche womöglich unterschiedlich viel für dieselbe Behandlung, und eine von beiden spricht es meistens an.
Wenn eine Preisanpassung überfällig ist, nimm sie jetzt vor. Preise zu erhöhen, ohne Kundschaft zu verlieren, hängt von einer rechtzeitigen Ankündigung, einem klaren Grund und einem Team ab, das geschlossen dieselbe Antwort gibt. Alle drei lassen sich jetzt leichter umsetzen als in einem ausgebuchten Dezember.
In Treatwell Connect legst du Preise pro Teammitglied fest, also unterschiedliche Preise für dieselbe Behandlung, je nachdem, wer sie durchführt. So hat die Weihnachtscoloration einer erfahrenen Fachkraft genauso den passenden Preis wie das Föhnen durch eine Nachwuchskraft. Bei Behandlungen mit vielen Varianten öffnet ein Ab-Preis eine Liste aller Optionen mit jeweils eigenem Preis, sodass deine Kundschaft schon vor der Buchung genau weiß, was sie bezahlt.
Halte lange Behandlungen von deinen vollsten Tagen fern
Eine einzige lange Farbkorrektur an deinem vollsten Tag belegt den Platz mehrerer kürzerer Termine, und wenn sie länger dauert, verschieben sich alle folgenden Termine gleich mit. Leg einen letzten Termin für lange oder aufwendige Behandlungen vor der Hochphase fest und stell in den letzten Wochen kürzere Behandlungen mit klaren Preisen an den Anfang deiner Preisliste: Föhnen, Glossing, Gel-Maniküre, Augenbrauen, festliches Make-up.
Prüf, ob jede Behandlungsdauer der Zeit entspricht, die die Behandlung an einem vollen Tag tatsächlich braucht. Jede Behandlung in Treatwell Connect hat ihre eigene Dauer, und der Kalender blockiert genau diese Zeit. Eine realistische Dauer sorgt also dafür, dass auch ein voller Tag im Zeitplan bleibt.
Entscheide über Weihnachtsaktionen separat
Rabatte in den vollsten Wochen kosten dich Marge bei Buchungen, die wahrscheinlich auch zum vollen Preis gekommen wären. Sie brauchen deshalb eine eigene Entscheidung, getrennt von deinen regulären Weihnachtspreisen. Black Friday für Salons ist das beste Beispiel: Ob du überhaupt mitmachst und welche Angebote deine Marge nicht auffressen, hängt davon ab, wie voll dein Kalender schon ist.
Aktiviere Vorauszahlungen, bevor die Weihnachtsbuchungen starten
Ein No-Show in der Vorweihnachtszeit kostet mehr als zu jeder anderen Zeit im Jahr, weil der Termin an jemand anderen hätte gehen können, oft sogar mehrfach. Mit Vorauszahlungen bezahlt deine Kundschaft ihre Buchung im Voraus, ganz oder teilweise, und Vorauszahlungen stehen allen Treatwell-Partnern zur Verfügung, egal, wo dein Salon ist.
Vorauszahlungen in Treatwell Connect gelten für deine gesamte Preisliste. Die Frage ist also, ob du sie für die Saison einschaltest, und der richtige Zeitpunkt dafür ist, bevor die Weihnachtsbuchungen starten. Dann bucht deine gesamte Weihnachtskundschaft zu denselben Bedingungen, und niemand stellt fest, dass sich die Regeln zwischen Buchung und Termin geändert haben.
Leg anschließend deine Stornobedingungen in Treatwell Connect fest: wie viel Vorlauf du brauchst und was mit der Vorauszahlung passiert, wenn jemand kurzfristig absagt oder nicht erscheint. Halte die Bedingungen so knapp, dass man sie in wenigen Sekunden lesen kann, und wende sie bei allen gleich an, auch bei Stammkundschaft. Vorauszahlungen sind ein Baustein, um No-Shows in deinem Salon zu reduzieren. Erinnerungen und Regeln, hinter denen das ganze Team steht, erledigen den Rest.
Aktiviere die Warteliste vor Saisonbeginn
Eine Absage an einem gefragten Tag kostet dich nur dann etwas, wenn niemand bereitsteht, um den Termin zu übernehmen. Mit der Warteliste in Treatwell Connect kann sich deine Kundschaft eintragen, wenn ihre Wunschzeit schon belegt ist, und sobald etwas frei wird, kannst du sie kontaktieren oder selbst einbuchen. Schalte sie ein, bevor die Weihnachtsnachfrage anzieht, damit sich die Liste schon füllt, wenn deine vollsten Tage ausgebucht sind.
Stimm die Urlaubsplanung für die Feiertage früh mit deinem Team ab
Sprich jetzt mit deinem Team über freie Tage rund um die Feiertage, bevor jemand eine Reise bucht. Viele im Team planen ihre Reisen für Dezember früh. Jetzt geht es in dem Gespräch also noch um Zeiträume, ein paar Wochen später meistens um ein schon bezahltes Ticket.
Leg gemeinsam mit dem Team fest, wie die stärksten Wochen laufen sollen: in welchen Wochen alle da sein müssen, wie Urlaubswünsche für diese Wochen behandelt werden und wie die unbeliebtesten Tage verteilt werden, damit nicht jedes Jahr dieselben Leute sie alle übernehmen müssen. Fass den Dienstplan für die stärksten Wochen auf einer Seite zusammen und geh ihn mit allen durch. Einen Plan, den man schon Wochen vorher sieht, tragen alle eher mit als einen, der eine Woche vorher verteilt wird.
Steht der Dienstplan, aktualisiere in Treatwell Connect die buchbaren Zeiten jedes Teammitglieds. So sind die Zeiten, zu denen deine Kundschaft online buchen kann, genau die Zeiten, zu denen auch jemand da ist, um die Arbeit zu machen. Ob online, spontan vor Ort oder per Telefon: Jede Buchung landet im selben Kalender. Wenn es im Dezember voll wird, zeigt sich, was deine Salonsoftware wirklich kann: Gebucht werden können nur die Leute, die tatsächlich da sind.
Plane Schließtage und verkürzte Öffnungszeiten gleich mit
Schließtage und verkürzte Öffnungszeiten verändern, wen du wann brauchst. Sie gehören deshalb in dasselbe Gespräch wie der Dienstplan. Leg alle Daten auf einmal fest: die Tage, an denen du geschlossen hast, die Tage, an denen du früher schließt, und deinen ersten Arbeitstag danach.
Trag sie in den Kalender ein, bevor du sie ankündigst. Kündigst du zuerst an und aktualisierst erst später, kann deine Kundschaft einen Tag buchen, an dem du laut eigener Ankündigung geschlossen hast. In Treatwell Connect legst du einmalige Schließtage und verkürzte Öffnungszeiten für bestimmte Daten fest, ohne deine regulären Öffnungszeiten anzutasten. Trag sie zuerst dort ein, aktualisiere dann deine eigene Website und dein Google Unternehmensprofil, damit auch jemand, der spätabends bucht, überall dieselben Zeiten sieht. Wenn du die Partner-Website von Treatwell nutzt, aktualisiert sie sich automatisch über dein Treatwell-Connect-Profil. Das ist eine Stelle weniger, an der du etwas ändern musst.
Plane Vertretung und Pausen, bevor der erste Krankheitstag kommt
Ein einziger Ausfall richtet in deinen vollsten Wochen den größten Schaden an. Stimm deshalb den Vertretungsplan ab, bevor du ihn brauchst: wer zusätzliche Stunden übernehmen kann, welche Termine zuerst verschoben werden und wer die betroffene Kundschaft anruft. Plane auch Pausen fest in den Dienstplan ein. Ein Team, das drei Wochen lang die Mittagspause durcharbeitet, geht erschöpft aus der Saison, und die Kundschaft in der letzten Woche merkt das.
Bestell Ware auf Basis der letzten Saison, mit Puffer
In den Weihnachtswochen wird die Ware knapp, weil sich die Lieferzeiten genau dann verlängern, wenn Salons am meisten verbrauchen, und manche Lieferanten über die Feiertage schließen. Bestell den Grundbedarf für die Saison, bevor die Nachfrage ihren Höhepunkt erreicht: Farbe und Entwickler in deinen meistverkauften Nuancen, Blondierung und Toner, Nagel- und Wimpernprodukte, Wachs und die Einwegartikel, die ein voller Tag verbraucht, etwa Handschuhe, Strähnchenfolie, Handtücher und Liegenpapier.
Orientier dich bei den Mengen an den Buchungen der letzten Saison und plane dann einen Puffer für die zusätzlichen Buchungen ein, die du dieses Jahr erwartest. Zähl zuerst, was schon im Regal steht, damit Lücken auffallen, solange du noch bestellen kannst. Leg für jeden Artikel, ohne den du nicht arbeiten kannst, einen Mindestbestand fest und mach eine Person dafür verantwortlich, nachzubestellen, sobald er erreicht ist.
Stell aus deinen beliebtesten Produkten Geschenksets zusammen
Viele kaufen ihre Geschenke, während sie bei dir auf dem Stuhl sitzen, und Produkte, die sie schon von dir kennen, sind ein einfaches Geschenk. Füll deine meistverkauften Produkte früh auf und stell ein paar davon als fertige Geschenksets am Empfang zusammen, mit Preis und verpackt, damit an einem vollen Tag niemand erst eins zusammenstellen muss.
Vereinbare die Januartermine, bevor deine Weihnachtskundschaft geht
Wer im Dezember bei dir auf dem Stuhl sitzt, weiß schon, wann der nächste Termin fällig ist. Das macht diese Kundschaft zu den einfachsten Januarbuchungen, die du bekommen kannst. Frag beim Bezahlen alle, und zwar mit einem konkreten Datum: „Deine Farbe ist ungefähr in der dritten Januarwoche wieder fällig, soll ich dir den Termin gleich eintragen?“ Zu einem konkreten Datum sagt man leichter Ja als zu „Bis nächstes Jahr“.
Trag die Buchung in Treatwell Connect ein, solange die Person noch am Empfang steht, damit der Termin mit allen Daten im Kalender ist, bevor sie geht. Nach den Feiertagen ist der Januar für die meisten Salons ruhiger, und Folgetermine im Voraus sind der erste Schritt, um das Januarloch zu überbrücken: Der Monat beginnt mit Namen, die schon im Kalender stehen.
Lass deine Stammkundschaft zuerst wählen
Bevor du deine Termine für die Feiertage breit ankündigst, informiere deine Stammkundschaft über deine eigenen Kanäle, damit sie sich die Wunschtermine zuerst sichern kann. So füllt sich der Kalender mit Leuten, die du schon kennst, und die gefragtesten Termine gehen an die, die das ganze Jahr über wiederkommen.
Verkauf Geschenkgutscheine von Saisonbeginn an
Geschenkgutscheine bringen deine Kundschaft nach den Feiertagen zurück, denn ein Gutschein, der im Dezember verschenkt wird, ist eine Buchung, die im Januar nur darauf wartet, eingelöst zu werden. Mach sie am Empfang sichtbar und online kaufbar, und sorg dafür, dass alle im Team in einem Satz erklären können, wie sie funktionieren.
Leg die Bedingungen fest, bevor du den ersten verkaufst: was ein Gutschein abdeckt und wie er eingelöst wird. Geschenkgutscheine im Salon zu verkaufen, hat eine eigene Saison, vom Black Friday über Weihnachten bis in den Januar. Plane das Thema deshalb separat.
Treatwell-Gutscheine werden online bei der Buchung eingelöst, nicht an der Kasse. Sind Vorauszahlungen aktiviert, kann deine Kundschaft sie also für Weihnachtstermine bei dir einsetzen.
Bring dein Profil auf den neuesten Stand, bevor die Suche nach Weihnachtsterminen beginnt
Die Suche nach Weihnachtsterminen beginnt Wochen vor den eigentlichen Tagen, und was jemand dann auf deinem Profil findet, entscheidet darüber, ob bei dir gebucht oder weitergescrollt wird. Veraltete Fotos oder eine unvollständige Preisliste kosten dich diese Kundschaft, bevor du überhaupt weißt, dass sie gesucht hat.
Warum das Profil vor den Feiertagen noch wichtiger ist
Treatwell Connect organisiert deinen Salon und bringt dir Kundschaft, beides über denselben Kalender: die Software mit deinen Buchungen, deinem Team und deinen Öffnungszeiten, und ein Marktplatz, auf dem jeden Tag eine halbe Million Menschen danach suchen, wo sie buchen können. Im Durchschnitt, gemessen in ganz Europa, führt eine dieser Suchen in 8,7 Sekunden zu einem Salon. Was du für die Saison festlegst, von den Öffnungszeiten an den Feiertagen bis zu deinen Weihnachtspreisen, sehen all diese Suchenden. Und weil es bei Treatwell nur um Haare und Beauty geht, suchen die Leute dort genau nach dem, was du anbietest.
Aktualisiere, was deine Kundschaft zuerst liest
Nutze deine hervorgehobenen Behandlungen für die Saison: Bis zu fünf Behandlungen kannst du ganz oben in deinem Profil hervorheben. Stell dort für die Wochen vor den Feiertagen die Behandlungen hin, die für Feiern, Events und als Geschenk gebucht werden, und tausch sie im Januar wieder aus. Überarbeite die Behandlungsbeschreibungen so, dass klar ist, was enthalten ist und wie lange es dauert. Wer um elf Uhr abends zwischen zwei Salons wählt, ruft nicht an, um nachzufragen.
Frisch deine Fotos mit neuen Arbeiten auf, auch mit festlichen Looks, die dein Team in diesem Jahr gemacht hat. Portfoliobilder werden über die mobile Treatwell-Connect-App hochgeladen, so kann jedes Teammitglied seine eigenen hinzufügen. Prüf auch, ob alle Teamprofile vollständig sind: Unsere Daten zeigen, dass Teammitglieder mit vollständigem Profil mehr Erstbuchungen erhalten.
Jeder Termin in der Weihnachtszeit bringt dir außerdem neue Bewertungen, denn Treatwell schickt jeder Kundin und jedem Kunden nach dem Besuch automatisch eine Bewertungsanfrage. Und wenn du noch nicht bei Treatwell bist, ist die Vorweihnachtszeit ein guter Grund, jetzt einzusteigen: Ein Profil, das steht, bevor die Suche nach Weihnachtsterminen beginnt, gibt dieser Kundschaft einen Ort, an dem sie dich findet.
Deine Checkliste für die Hochsaison
- Wirf einen Blick auf die Buchungen der letzten Saison und leg fest, wann deine Vorbereitung beginnt
- Überprüf deine Preise und leg Preise pro Teammitglied fest, bevor die Weihnachtsbuchungen starten
- Leg einen letzten Termin für lange Behandlungen fest und prüf jede Behandlungsdauer
- Aktiviere Vorauszahlungen und leg deine Stornobedingungen fest
- Aktiviere die Warteliste
- Stimm die Urlaubsplanung für die Feiertage mit dem Team ab und teil den Dienstplan für die stärksten Wochen
- Leg Schließtage und verkürzte Öffnungszeiten in Treatwell Connect fest und aktualisiere dann überall deine Öffnungszeiten
- Stimm die Vertretung bei Ausfällen ab und plane Pausen in den Dienstplan ein
- Zähl deinen Bestand, gib die Weihnachtsbestellung auf und leg Mindestbestände fest
- Stell Geschenksets aus deinen Produkten zusammen
- Biete Geschenkgutscheine am Empfang und online an
- Aktualisiere hervorgehobene Behandlungen, Beschreibungen, Fotos und Teamprofile
- Sag deinem Team, dass es beim Bezahlen gleich die Januartermine vereinbaren soll
- Informiere zuerst deine Stammkundschaft und kündige dann deine Termine für die Feiertage an
Mach deinen Kalender bereit für die Saison
Jede dieser Entscheidungen fällt dir vor den Weihnachtswochen leichter als mittendrin, und jede, die du früh klärst, ist eine Frage weniger am Empfang, wenn der Kalender voll ist. Leg die Regeln fest, stimm den Dienstplan ab, füll die Regale auf und informiere deine Kundschaft zuletzt.
Wenn du schon Treatwell-Partner bist, melde dich in Treatwell Connect an und richte deine Öffnungszeiten für die Feiertage, Vorauszahlungen und die Warteliste ein, bevor die Termine buchbar werden. Bist du noch kein Partner und startest jetzt, hast du genug Zeit, deine Behandlungen, dein Team und deine buchbaren Zeiten einzurichten, bevor die Suche nach Weihnachtsterminen beginnt.
FAQs
Wann sollte ein Salon mit der Vorbereitung auf die Hochsaison beginnen?
Etwa sechs Wochen, bevor die Weihnachtsnachfrage bei dir ihren Höhepunkt erreicht, für die meisten Salons also Anfang November. So bleibt genug Zeit, Preise anzupassen, den Dienstplan abzustimmen und die Ware zu erhalten, bevor der Kalender voll ist.
Sollten Salons in der Weihnachtszeit Vorauszahlungen verlangen?
Ja. Vorauszahlungen gelten in Treatwell Connect für deine gesamte Preisliste. Schalte sie also ein, bevor die Weihnachtsbuchungen starten, dann bucht deine gesamte Weihnachtskundschaft zu denselben Bedingungen. Leg Stornobedingungen fest, die klar sagen, wie viel Vorlauf du brauchst, und wende sie bei allen gleich an.
Wie geht man mit dem Urlaub des Teams über die Feiertage um?
Sprich so früh wie möglich mit dem Team, bevor jemand eine Reise bucht. Leg mit dem Team fest, in welchen Wochen alle da sein müssen, verteil die unbeliebtesten Tage gerecht und fass den Dienstplan für die stärksten Wochen auf einer Seite zusammen, damit alle ihn sehen.
Wie viel Ware sollte ein Salon vor Weihnachten bestellen?
Orientier dich daran, was in denselben Wochen der letzten Saison gebucht wurde, und plane dann einen Puffer für Wachstum und längere Lieferzeiten ein. Zähl zuerst deinen aktuellen Bestand und leg für jeden Artikel, ohne den du nicht arbeiten kannst, einen Mindestbestand fest.
Wie bringt man die Kundschaft dazu, im Januar wieder zu buchen?
Frag im Dezember beim Bezahlen nach, mit einem konkreten Datum, und trag den Termin ein, bevor die Person geht. Auch Geschenkgutscheine, die über die Feiertage verkauft werden, kommen als Januarbuchungen zurück.
Sollte ich meine Preise vor der Hochsaison erhöhen?
Wenn eine Preisanpassung überfällig ist, eignet sich die Zeit vor der Saison am besten, weil dann deine gesamte Weihnachtskundschaft den neuen Preis von Anfang an sieht. Änderst du die Preise mitten in der Saison, zahlt deine Kundschaft unterschiedlich viel für dieselbe Behandlung.
